Net jeigū jūsų versle, buhalterijos padalinys yra sudarytas tik iš vieno asmens, tai nėra priežastis vengti šiuolaikinių technologijų su kuriomis tokie darbai kaip dokumentų saugojimas, dokumentų tvarkymas ir dokumentų archyvavimas taps daug paprastesni. Sutvarkyti jūsų dokumentus jums padės elektroninio dokumentų archyvo Sistema, bet tai tik ledkalnio viršūnė. Sėkmingas darbas tokiomis archyvavimo sistemomis arba patyrusių specialistų kurių profesija yra dokumentų saugojimas samdymas, skausmingas mokesčių inspekcijos patikrų pasėkmes sumažins iki minimumo.
Elektroninės technologijos įsitvirtino mūsų kasdieniniame gyvenime, bet iki šiol ne visi verslininkai suvokia realios naudos kurią jie gautų įdiegę šiuolaikines technologijas į savo verslą. Savo ruoštu buhalterine apskaita besiverčiantys žmonės vis dar dirba naudodami pasenusius darbo metodus. Kuo didesnė kompanija tuo dokumentų saugojimas yra sudetingesnė procedūra, o rasti norimą dokumentą užtrunka vis daugiau laiko. Įmonei plečiantis yra daroma daugybė dokumentų kopijų, o naujų dokumentų kiekis taip pat didėja. Tuo pačiu dokumentų radimas tampa vis sudėtingesnis ir gali būti, kad dokumentas pasimes ir dėl jo galite sulaukti daug nemalonumų. Tam kad būtų galima išvengti tokių problemų jūs galite samdyti specialistus kurie prižiūrės ir saugos jūsų dokumentus arba užsisakyti paslaugą elektroninis buhalterijos archyvavimas.
Elektroninio archyvo nauda
Eektroninis buhalterijos archyvavimas – tai informacinė sistema, kurioje yra talpinamos atskanuotos dokumentų kopijos ir jų atributyvinės dalys, dėl kurių yra galima greitai rasti norimą dokumentą ir dirbti su juo. Tokio tipo dokumentų saugojimas yra sistematizuojamas pagal dokumento rūšį, saugojimo laiką ir kitus kriterijus. Visos operacijos yra vedamos į protokolą, o vartotojai gauna prieigą tik su jiems skirtomis prieigos teisėmis.
Elektroninis dokumentų saugojimas gali būti sudarytas iš pirminių, popierinių dokumentų pavyzdžių ir iš elektroninių dokumentų. Esant būtinybei elektroniniai dokumentų pavyzdžiai yra atnaujinami pagal tam tikras taisykles.
Elektroninis dokumentų archyvas labai greitai populiarėja dėl šių priežasčių:
- Laiko taupymas
- Dokumentų dingimas
- Vėlavimas pristatyti dokumentus
- Dokumentų prieinamumas
- Chaoso archyve